itk笹澤佳世の転職活動のポイント@受付電話

 

お元気さまです。

飲食人研究所の転職・就職担当㈱itk笹澤佳世さんの転職活動シリーズです。
(前回までの面接対策は コチラ をご覧ください)

慌ただしかった5月上旬が終わり、現場が落ち着いている方が多いのではないかと思います。
今こそ転職活動のチャンスです!!キャリアプランナー笹澤さんのコラムを読んで、転職を成功させましょう。

今回は、前回ご紹介した『面接会場への訪問時間』の続編(補足)です。
面接の担当者と会うまでに、さまざまなトラップ(笑)が待ち受けています。
・思わぬアクシデント
・エレベーター混雑
・お店に誰もいない!!
などなど、数々の試練が待ち受けています。

中でも強敵なのが『受付電話』です。オフィスビル内に企業様の事務所がある場合、受付電話との戦いは避けては通れません。中にはハイテク機器すぎて使い方が全く分からない電話もあります!

ひとりでも多くの飲食人の方が転職活動を成功させるために!
転職支援のプロから『受付電話』の対応について教えて頂きました。


飲食人の皆さん
こんにちは!
飲食人研究所の転職・就職担当の㈱itk笹澤佳世です!

GW明け、休みボケから怒涛の日々が続いております。
日中は暖かく、夜は肌寒い・・・
皆さん、体調崩されていませんか。

私はお恥ずかしながら、お約束で風邪をひいてしまいました(汗)
皆さんも体調管理ご注意くださいね。

前回は【訪問時間のポイント】をお伝えさせて頂きました。今回は続編としてお伝えしてまいります!

侮れない!受付電話対策


結論から申し上げます。
【明るく元気にハキハキと話す】

『電話のマナー』などでインターネット検索すると、さまざまな情報や気を付けなければならない点を学ぶことができます。
「●時の面接で来ました●●と申します。ご担当の●●様はいらっしゃいますか」
と正しい敬語が使えれば100点満点です。

しかし、かしこまった言い方は必要ないと私は考えています。いくら正しい敬語を使えても
・元気がない
・声が小さい
・うまく聞き取れない
など、声のトーンや話し方に相手の注意がいってしまい、印象を悪くしてしまいます。

「●時の面接で来ました●●です。●●さんお願いします!」
と明るく元気に、そしてハキハキと話すだけで好印象を持たれます。
(お店のような元気な声を出しすぎると、担当者の方も驚いてしまうので、声量にはご注意ください。笑)

お店でもお客様からの問い合わせなどで、電話対応をしている方が多いと思います。ですから、話し方はいつも通りで問題ありません。変にかしこまらず、いつも通りの話し方で臨んでください。

受付電話 失敗あるある


さあ、勝手な『あるあるシリーズ』です(笑)
ここでご紹介する失敗談は、決して他人事ではありません。面接担当の方と会う前は、誰しも緊張していると思います。緊張で口が乾いてしましい、受付電話をとって声がでない・・・などの失敗談をよく伺います。

①かみかみ

「面接にキマチタ、●●デシ」
緊張から、かみかみになってしまい何を言ってるか分からなくなる、受付電話あるあるです。

受付電話を取る前に、少しだけ話す練習をお願いします。声を出すことで、口の強張りも解消されるので、いつも通りスムーズに話すことができます。簡単な問題解決方法なので、面接当日にご活用ください。

面接時間まで少し時間がある場合、または同じフロアにお手洗いがあった場合、お手洗いで練習するのもひとつの案です。

面接時間ギリギリになってしまった場合など練習する時間がない時は、いつもより口を大きく開けて話すと、噛まずに話すことができます。また、口を動かしてから話すと噛むリスクも減るので試してみください。

②電話のがちゃ切り

電話のマナーとして、相手が電話を切ってから受話器を置くのが基本です。
お店でもお客様からのお電話の時は、相手が切るまで待つという対応をされている方が多いと思います。
(時々、相手もこちらが切るのを待ってしまい、我慢比べになることがありますが。笑)

個人的な意見として、先に受話器を置いても問題はないと考えております。
しかし「ガチャリ!」と受話器を叩きつけるような切り方(がちゃ切り)は避けてください。


耳元で受話器が「ガチャリ」と切れると、不快な思いをする方もいらっしゃいます。またがちゃ切りをしただけで「乱暴な人だな」と思われてしまう可能性も否定できません。
相手が不快にならないように、またマイナスイメージを持たれないためめにも受話器は静かに置いてください。

③マニアックな受付電話で悪戦苦闘

一般的な受付電話は、受話器を取れば事務所に電話が繋がり話すことができます。
しかし、いくつもの会社がひとつの受話器を共有しているケースもあり、通話先を選ばなければならない場合もあります。
これまでに私が見てきた受付電話の一例を挙げると
・タッチパネル
・タブレットタイプ
・AIの受付が対応するタイプ
・ペッパー君
などなど

アナログタイプの方にとって、面接の担当者の方と対面する前に、難易度が高い受付電話との戦いが待ち受けております(笑)


厄介なのが、電話をしたい相手を直接選ぶ方法(内線、担当者名の検索など)です。
「部署がたくさんあってわからない」
「担当者の名前を忘れて名前検索できない・・・」
どちらもあるあるですので十分にご注意ください。

こういう場合の解決策として、総務や人事、総合窓口などに電話をかけてみましょう。
まずはここからアタックです。
「●時の面接に来た●●と申します。ご担当の●●さんはいらっしゃいますか」
面接に来たことをまずは告げ、そこから担当者へ繋いでもらいましょう。

もし、面接担当者の方のお名前を忘れてしまった場合は、
「●時の面接に来た●●と申します。担当者の方はいらっしゃいますか」
と伝えて乗り切ってください。

※担当者の名前がわからない時は!
総務や人事、総合窓口などに連絡しても、面接担当の方の名前がわからない場合があります。
このような問題を未然に防ぐためにも、担当者の方の名前をメモ書きしたり、携帯電話のアプリにメモしておくと良いでしょう。また、担当者の方の連絡先がわかっている場合は、直接連絡しても良いかと思います。

④企業側の電話対応の感じが悪い


企業様によっても様々ですが、中には電話の受け答えが良くない方もいらっしゃいます。
・感じが悪い
・そっけない
・冷たい
・がちゃ切りする
など意外とあるあるです(本当はこのような対応をしてはいけないのですが・・・汗)

飲食業は『接客業』でもあります。
皆さんもプロ意識が高いですから、このような対応をされると
「感じわり~な~」
と思ってしまうはずです。

しかし『一事が万事!』と思わないようにしていただきたいです。
おざなりな対応をされると、「なんだこの会社!!」と思いがちですが、全ての方がイコールではない(感じが悪いわけではない)ことをご理解いただきたいです。
来客対応は感じが悪くても、人事の方や面接担当の社長さんの方が謙虚で腰が低い場合があります。かなりのあるあるです(笑)

受付の対応が悪くても、うまく乗り切ってください。
顔に出さないように笑顔で我慢してください。

このような対応をされた場合、お店でも朝礼などで情報共有をするとサービス向上に繋がります。
店舗でも同じようなシチュエーションがあるかもしれないので、「そっけない対応は印象を悪くする」などと自分が体験したエピソードを交えて伝えてみると良いかもしれません。
(こっそり転職活動を行っている方は、うまく話をつくって伝えてください!)

面接は受付電話から始まっている!


受付電話で話すときは、店舗でお客様と電話でお話するような話し方で問題ありません。

大事なことは『明るく元気にハキハキと話す』
そして、挨拶や礼儀もしっかりできれば内定確実です。
来客対応が感じ悪くてもスルーしてください!!

せっかくの転職活動、内定を獲得しなければ面白くないですよね!
これでまた転職準備ができて、1つレベルUPです。

今後もこのような転職マニュアル本にはない情報、あるあるの実例を含めて、飲食人の転職活動にメリットが出る情報をお伝えしていきたいと思います。

さあ、次回から『面接本番シリーズ』です!
今後とも【㈱itk笹澤佳世の転職のポイント】をよろしくお願い致します!

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笹澤 佳世 (株式会社itk・キャリアプランナー)

飲食専門転職支援サービス株式会社itkのキャリアプランナー. 持ち前の粘り強さと仕事の速さで、男性中心の営業陣の中に入っても全く引けをとらない芯の強い女性. 趣味はクライアントさまの店舗の食べ歩きと貯金、オーダースーツを買うこと.実は『㈱itkラーメン部』の部長というちょっと意外な一面も.